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Das Prinzip von Projektmanagement ist vielen von uns bewusst- es hilft unsere Arbeit zu kontrollieren und organisieren, damit wir die Effizienz und Effektivität steigern. Diese Organisation ist nicht nur für den Arbeitsalltag aber auch für das persönliche Leben gedacht. Man kann verschiedene Methoden anwenden um die Zeit am besten einzuteilen, aber was genau hat das mit der Zeiterfassung zu tun?

Wenn Sie Ihr Unternehmen gegründet haben, haben Sie sich bestimmt am Anfang gefragt, ob Sie das Zeug haben um erfolgreich zu sein und ob Sie ein guter Unternehmer sein werden. Aber was macht eigentlich ein Unternehmer aus? Die Qualifikationen dafür sind nicht grundsätzlich definiert, da jede Person anders ist und seinen Erfolg auf seine eigene Weise findet. Nichtsdestotrotz gibt es einige Gewohnheiten, die viele erfolgreichen Unternehmer haben. Hier sind unsere wichtigsten sieben Eigenschaften:

Dank dem Aufruf von ZIELBAR bei einer #toolparade mitzumachen, komme ich endlich dazu, einen Artikel über die Tools zu schreiben, die für uns bei primaERP unentbehrlich sind. Es gibt so viele Tools, die schon von vielen vorgestellt wurden und es ist bestimmt für jeden etwas dabei. Aber wie Sie bereits wissen, auch wenn jeder das Tool benutzt und Sie hören, dass man es UNBEDINGT haben muss, ist es meiner Meinung nach eine persönliche Sache. Für manche Personen ist das Tool super, aber für manche läuft es einfach nicht so gut wie zum Beispiel das "alte" Excel. Egal welches Tool Sie für sich entscheiden, am wichtigsten ist es sich damit wohl zu fühlen und natürlich auch die Resultate zu erhalten, die man benötigt.

“Die schlechte Nachricht ist, die Zeit vergeht wie im Flug. Die gute Nachricht ist, du bist der Pilot.“ – Michael L. Altshuber Wie dieser Spruch schon sagt, wir selber können bestimmen, wie wir unsere Zeit verbringen. Es ist wichtig als Pilot sich mal umzuschauen und zu überlegen, was wir eigentlich tun, wo wir „hinfliegen“. Jetzt zum Jahresanfang ist es umso wichtiger, da wir mit einer frischen Palette starten und die ganzen neuen Vorsätze umsetzen können. Es wird nicht wie das letzte Jahr sein, wir haben uns Gedanken gemacht und wissen, was wir zu tun haben. Dieses Jahr wird DAS Jahr sein. Hört sich das bekannt an?

E-Mails checken, Kollegen anrufen, Arbeit delegieren, wieder die E-Mails überprüfen, daran denken dass der Handwerker kommt um die Tür vom Gebäude zu reparieren, die Meeting Notizen aufschreiben, zum Mittagessen mit dem Kunden gehen, im Stau stecken weil es Demonstrationen gibt, wieder zurück ins Büro, den Kalender überprüfen, die Meetings auf den nächsten Tag verschieben, wieder E-Mail schreiben, den Budget übersehen welchen Martin schon vor zwei Wochen gesendet hat… Arbeite! Weiter so, höre bloß nicht auf! Verschwende keine Zeit! Auf, auf, auf! Ahh GENUG! STOPP! Falls sich das bekannt anhört, dann halten Sie mal kurz an und machen Sie eine Pause damit Sie noch etwas effektiv erreichen und gleichzeitig Ihren Verstand behalten. :-)

Haben Sie sich schon mal gefragt warum Projekte scheitern, wie viel sie der Firma kosten und was die Rolle des Projektmanagers mit dem zu tun hat? Wir schon und haben diese Fakten gefunden:

Michelle Losekoot , eine soziale Netzwerk Expertin, teilte auf Twitter: „Viele denken, dass der schwierigste Teil des Lebens eines Freiberuflers ist neue Kunden und Arbeit zu finden aber eigentlich ist es das Schwierigste, nein zu sagen..“ Dieser einfache Satz von 26 Wörtern fasst das Problem zusammen, auf welches viele Freiberufler früher oder später treffen. Um die Ziele zu erreichen und mehr Projekte zu erhalten, nehmen viele Freiberufler und Selbständige jede Arbeit an, die ihnen angeboten wird. Sie haben Angst, dass sie nicht genug verdienen werden oder nicht genug Kunden in der Zukunft haben, aber somit ignorieren Sie das Verhältnis zwischen der Qualität und Quantität der Arbeit und Zeit. Hört sich das bekannt an?

Die Blätter haben schon ihre Farbe gewechselt und fangen an herunterzufallen- dies bedeutet für die meisten von uns, dass der Winter kommt. Mit dem kalten Wetter kommt auch die Inkubationszeit- die Zeit wo wir Menschen am liebsten im warmen Haus bleiben möchten und auch nicht super motiviert sind, etwas in dem grauen Wetter zu unternehmen. Dies ist auch in der Produktivität in der Arbeit zu sehen. Es hilft natürlich auch nicht, dass Weihnachten um die Ecke ist und Leute noch ihre letzten paar Tage Urlaub nehmen. Kein Wunder ist die Produktivität also so niedrig, aber gemäß den Wissenschaftlern kann dies auch mit Fakten unterstützt werden.

Sie sitzen an Ihrem PC und versuchen sich auf die Arbeit zu konzentrieren, wenn es passiert- eine neue „wichtige“ E-Mail trifft ein oder der Kollege kommt um etwas „wichtiges“ zu besprechen. Klar, die E-Mail muss gelesen werden um zu sehen, wie wichtig sie ist und den Kollegen kann man auch nicht gleich wegschicken. Nach dem alles geklärt ist, widmen Sie sich wieder der Arbeit zu aber plötzlich wissen Sie nicht mehr, wo Sie eigentlich waren. Hört sich das bekannt an? Keine Angst, die meisten von uns kennen das, ob Student oder Arbeitnehmer. Es kann natürlich auch passieren, dass die Konzentration nach einer schwierigen Nacht fehlt und egal was Sie tun, es geht nicht, aber ansonsten sollten diese paar Tipps Ihnen helfen , sich auf die Arbeit zu konzentrieren.

Eine Zeiterfassungssoftware zeigt genau, wie Leute ihre Zeit verbringen. Das war klar. Aber wie kann sie uns helfen? Wenn man weiß, was man in einer gewissen Zeit erledigen kann und was nicht, steigert es nicht nur unsere Produktivität und Effizienz, aber hilft uns auch ein bisschen Struktur in unsere Arbeit (und Leben) zu bringen. Dies sind nur einige von den folgenden Gründen, warum Sie Ihre Zeit erfassen sollen.

Meetings sind tolle Tools um komplizierte Probleme zu lösen, welche schnelle Entscheidungen benötigen. Falls Sie eine Antwort auf unsere 7 Fragen gefunden haben und das Meeting notwendig ist, können Sie jetzt die Einladungen ruhig senden.

Kennen Sie die Meetings, die sich wie eine Ewigkeit anfühlen und die Teilnehmer denken, dass sie gleich alle Probleme auf einmal lösen müssen? Nach mehreren (gefühlten) Stunden Diskussion hat man nichts davon, außer Frust und Erschöpfung. Viele Arbeitnehmer verbinden Meetings heutzutage mit Zeitverlust und einfach ein leeres Gerede, ohne etwas zu erreichen. Dies ist schade, da diese Besprechungen eigentlich super Tools sind um Leute zu verwalten und auch motivieren.

In vielen kleineren Firmen wird oft über den Unterschied zwischen der Arbeitszeit und dem Gehalt gemeckert. Genau, die sogenannten Soll- und Ist Zeiten. Überzeit, Wochenende, Urlaub, Geschäftsreisen usw., all dies benötigt eine genaue Zeiterfassung damit man auch akkurat bezahlt wird. Falls die Firma dann sich auf einmal entscheidet, die Zeit nur für Projekte und Kunden zu erfassen, kann die administrative Arbeit zu viel werden und ohne eine gute Software, fast unmöglich zu organisieren.

Wir alle wissen, wie wichtig es ist unsere Zeit richtig zu verwalten und auch eine gute Übersicht davon zu haben. Nicht nur um ein bisschen Kontrolle zu haben, aber auch um Daten zu erhalten welche uns helfen werden, unsere Fehler zu identifizieren und einen Weg zu finden, unsere Entscheidungen zu ändern oder verbessern.

Die Idee die Cloud und/oder Cloud-basierte Unternehmenssoftwares zu übernehmen, ist für manche noch schwierig zu akzeptieren, und obwohl sie sich schon viel verbessert und erweitert haben, ist es immer noch ein umstrittenes Thema. In den letzten Jahren sind jedoch viele Tools entstanden, vor allem für die Anwesenheit und Zeiterfassung, welche viele Vorteile mit sich bringen und die Leistungen und Produktivität eines Unternehmens positiv beeinflussen, insbesondere KMUs:

Die schlimmste Krankheit der heutigen Gesellschaft ist „Lassen wir es für morgen“ oder das sogenannte Aufschieben. Es ist sehr ansteckend und heutzutage so weit verbreitet wie eine Epidemie. Manche Wissenschaftler sagen es ist eher wie eine Pandemie. 

ZEIT MANAGEMENT IN DEN AUGEN VOM PRIMATEAM Im 21. Jahrhundert wurde die davor überall akzeptierte Gleichung „Zeit=Geld“ als fehlerhaft bestimmt. Wir haben gelernt, dass es nicht möglich ist Zeit zu verdienen, sparen, leihen oder stehlen. Es ist auch schwierig den genauen Wert der Zeit zu bestimmen und daher ist Zeitmanagement das A und O, nicht nur für Managers, aber auch für jede Person die etwas in ihrem Leben erfüllen will. Mit der heutigen Digitalen Welt (überall & jederzeit erreichbar), muss man fast schon seine persönliche Zeit mit der Familie fast in den Kalender schreiben, damit man sich auch daran hält. Früher war dies kein Thema. Wenn Sie jetzt angefangen haben daran zu denken, wie Sie Ihre Zeit besser verwalten können, dann lesen Sie ruhig weiter. Wir haben uns einige Gedanken über die häufigsten Fehler gemacht, welche Leute machen wenn sie das Wertvollste versuchen zu verwalten: Ihre Zeit.

Stunden im Arbeitstag: 8; Anzahl der Meetings: 15. Wie kann ich meine Zeit so gut wie möglich einteilen?

- von Sidarta de Lucca Zeiterfassung ist sehr nutzbar für Journalisten oder Leute die in einem ähnlichen Bereich, wie Schriftstellung und Inhalterstellung, arbeiten. Für manche ist es sogar eine Notwendigkeit, zum Beispiel bei Sachen, die mit der Verantwortlichkeit für die Fakturierbarkeit gegenüber Kunden oder Vorgesetzten zu tun hat. Diese Leute können hiermit die Entwicklung ihrer Arbeit beobachten, und die Kontokosten, Zustellungszeiten und Fortschritte der Projekte beachten, um nur einige zu nennen.