10 Gründe, warum die Zeiterfassung so wichtig ist

Eine Zeiterfassungssoftware zeigt genau, wie Leute ihre Zeit verbringen. Das war klar. Aber wie kann sie uns helfen? Wenn man weiß, was man in einer gewissen Zeit erledigen kann und was nicht, steigert es nicht nur unsere Produktivität und Effizienz, aber hilft uns auch ein bisschen Struktur in unsere Arbeit (und Leben) zu bringen. Dies sind nur einige von den folgenden Gründen, warum Sie Ihre Zeit erfassen sollen.

1.    Sie erhalten eine klare Übersicht über Ihre Arbeit

Mit der Zeiterfassung müssen Sie nur einen kurzen Blick auf die Stunden werfen um zu sehen, wie viel Zeit Sie und Ihr Team an dem jeweiligen Projekt oder Kunden verbracht haben. Sie müssen mit einer guten Software die Anzahl der Stunden nicht mehr schätzen, da Sie alle Fakten und Statisten in den Berichten der Software sehen können. Sie wissen mit der Stoppuhr haargenau, wie viel Zeit Sie wirklich gebraucht haben. Sie können die Zeit analysieren und sehen, wo Sie produktiv waren und wo nicht. Falls Sie in einem Team arbeiten, kann die Software dies auch für das ganze Team analysieren.

2.    Sie wissen wie viel Zeit Sie mit dem Kunden verbringen

Sie sollten Ihre Zeit erfassen nicht nur um zu wissen wie es mit dem Projekt aussieht, aber auch um zu sehen, wie viel Zeit Sie eigentlich für den Kunden verbringen. Wer kennt es nicht? Man denkt die Aufgabe für den Kunden wird nur 2 Stunden dauern, also berechnet man ihm auch nur 2 Stunden, aber danach merkt man dass es eigentlich den halben Tag gedauert hat. Mit der Zeiterfassung merken Sie dies in Echtzeit. Falls der Kunde sehen möchte ob dies stimmt, haben die meisten Zeiterfassungssoftwares heutzutage ausdruckbare und exportierbare Berichte.

3.    Sie können Ihre Ressourcen besser einteilen

Die Zeiterfassung hilft Ihnen zu lernen, wo Sie genug Ressourcen haben und wo nicht. Wenn Sie sehen, dass ein Projekt einen Zeitplan von einer Woche hat, aber die 2 Personen es nach 2 Tagen nicht schaffen, dann können Sie diese Informationen nutzen um die Ressourcen zu verteilen. Das gleiche gilt auch verkehrt- Sie haben 10 verschiedene Personen für das 1 Projekt, aber die Mitarbeiter erledigen das Projekt trotzdem nicht zeitgemäß, da 2 Personen zu lange an einer einfachen Aufgabe arbeiten. Sie können die Daten nutzen um die Mitarbeiter besser einzuteilen, Aufgaben zu delegieren und damit auch die Produktivität steigern.

4.    Sie können den Verlust oder Gewinn genau berechnen

Wie vorher schon erwähnt, kann eine Zeiterfassung in Echtzeit helfen akkurate Daten zu erstellen. Da man die Zeit erfasst so wie man sie verbringt, sieht man am Ende des Monats wie man wirklich die Zeit verbracht hat. Wenn Sie der Zeit einen Stundensatz zuweisen, können Sie diese Zeit in Geld sehen und überprüfen, ob Sie eigentlich in der gearbeiteten Zeit Geld verdient oder verloren haben. Mit dieser Analyse können Sie den Stundensatz in der Zukunft realistischer setzen, damit Sie am Ende nicht zu viel Zeit für zu wenig Geld verbringen.

5.    Es vermeidet Mikro-Management

Viele Leute denken, dass die Zeiterfassung genau das ist- ein Tool um die Mitarbeiter genau zu überwachen. Das ist es aber nicht. Es gibt natürlich Tools, die genau aufzeichnen welches Fenster Sie geöffnet haben, wie lange Sie daran arbeiten und was Sie genau tun. Bei der Zeiterfassung ist dies aber nicht der Fall, ganz im Gegenteil. Bei dieser Methode sind Sie ja selbst dafür zuständig Ihre Aktivitäten zu erfassen. Es hilft dem Chef natürlich auch, aber im Endeffekt hilft die Zeiterfassung Ihnen selbst- Sie können gleich sehen an was Sie zu viel Zeit verbringen und auf was Sie sich eher konzentrieren sollen. Es hilft Ihnen mehr effizient und produktiv zu sein und das möchten wir doch alle.

6.    Es hilft unproduktive und unnötige Aktivitäten zu entfernen

Wie gesagt, diese Methode hilft Ihnen produktiv zu sein. Sie können zum Beispiel sehen, dass Sie zu viel Zeit in den sozialen Netzwerken verbringen und zu wenig Zeit an dem Projekt. Auch mit dem Stundensatz können Sie sehen, dass Sie eigentlich Geld verlieren, da der Stundensatz für Ihre persönlichen Interessen ja eigentlich 0 sein sollte. Am Ende des Tages zeigt der Betrag, dass Sie nicht genug Produktives getan haben und das ändern müssen. Somit entfernen Sie dann die unproduktiven Aktivitäten. Das gleiche für die unproduktiven Meetings. Mit der Zeiterfassung kann man gleich sehen, ob das Meeting viel zu lang war und ob man am Ende eigentlich Zeit und Geld verloren hat.

7.    Es verbessert Ihr Projektmanagement

Es gibt heutzutage ja eine Anzahl von guten Projektmanagement Tools, die sehr hilfreich sind. Viele davon haben aber jedoch keine Zeiterfassung oder keine Software, die einem ermöglicht in Echtzeit zu erfassen. Wenn Sie aber eine Zeiterfassungssoftware in der Cloud wählen, können Sie höchstwahrscheinlich einfach die zwei Softwares per API verbinden. So können Sie in der einen Software die Projekte und deren Status verwalten und gleichzeitig sehen, wie viel Zeit Sie damit verbringen. Dies ist extrem hilfreich und wichtig, vor allem wenn Sie für die Zeit an dem Projekt bezahlt werden.

8.    Es ergibt eine genauere Abrechnung

Mit genauen Datensätzen können Sie auch die Abrechnung und Buchhaltung optimieren. Sie können auf den Cent genau wissen, wie viel Geld (und Zeit) Sie in einem bestimmten Zeitraum gebraucht haben. Mit den Berichten können Sie es auch dem Kunden zeigen- die Anzahl der Stunden, die Aufgaben und wie viele Mitarbeiter für das Projekt nötig waren. Sollte der Kunde mit etwas nicht übereinstimmen, haben Sie alle Daten an einem Ort und können ihm alles zeigen um zu bestätigen, dass es doch korrekt ist (oder falls nicht, einfach den Fehler finden).

9.    Sie können besser planen

Viele Unternehmen setzen den Preis für das Projekt gemäß der Zeit fest. Zum Beispiel, das Projekt sollte einen Monat dauern und benötigt 5 verschiedene Personen. Mit der Zeiterfassung können Sie sehen, ob die Mitarbeiter wirklich nur einen Monat daran gearbeitet haben oder nicht. Falls die Personen aber eigentlich Überstunden für das Projekt geleistet haben, können Sie es dem Kunden auch in Rechnung stellen. In der Zukunft können Sie dann die Stunden besser einteilen oder nach einem anderen Budget fragen. Sie können auch Aufgaben besser delegieren falls Sie merken, dass die Arbeit nicht richtig und produktiv verteilt ist.

10.    Es hilft der Teamarbeit

Mit einer Zeiterfassungssoftware die auch Team-Funktionen anbietet, können Sie die Produktivität und Effizienz des Teams leicht steigern. Die Teams arbeiten an den Projekten zusammen und können sehen, wie viel und was die anderen tun. Dies gibt nicht nur jedem Team eine gute Übersicht aber kann auch eine sehr gute Motivation sein. Außerdem ermöglicht es einem Team zusammenzuarbeiten, auch wenn sie nicht in dem gleichen Büro sind. Mit den Handy Apps und der Cloud Software kann jeder von egal wo und egal wann darauf zugreifen und trotzdem optimal zusammen arbeiten. 

Nun, was denken Sie von der Zeiterfassung? Es ist im Endeffekt ein Tool, welches hilft die Produktivität, Effizienz, Zusammenarbeit und auch den Gewinn zu steigern. Mit dem richtigen Tool wie primaERP macht es auch noch Spaß, also wieso nicht? Jetzt haben Sie schon 4 Minuten verbracht den Artikel zu lesen- vergessen Sie es nicht als „produktiv“ zu markieren ;).