Unsere täglichen Online-Tools als verteiltes Team

Dank dem Aufruf von ZIELBAR bei einer #toolparade mitzumachen, komme ich endlich dazu, einen Artikel über die Tools zu schreiben, die für uns bei primaERP unentbehrlich sind. Es gibt so viele Tools, die schon von vielen vorgestellt wurden und es ist bestimmt für jeden etwas dabei. Aber wie Sie bereits wissen, auch wenn jeder das Tool benutzt und Sie hören, dass man es UNBEDINGT haben muss, ist es meiner Meinung nach eine persönliche Sache. Für manche Personen ist das Tool super, aber für manche läuft es einfach nicht so gut wie zum Beispiel das "alte" Excel. Egal welches Tool Sie für sich entscheiden, am wichtigsten ist es sich damit wohl zu fühlen und natürlich auch die Resultate zu erhalten, die man benötigt.

In diesem Sinne möchte ich gerne unsere (kostenlosen) Tools vorstellen, die wir in unserem Remote-Team benutzen:

primaERP

Unser Zeiterfassungstool, welches wir nicht nur benutzen weil wir es entwickeln, aber weil es auch ein echt gutes Tool ist. Es hat verschiedene Ansichten, welches uns ermöglicht die Zeit so erfassen, wie für uns am besten ist. Eine Person erfasst die Zeit per Stoppuhr, die andere per Agenda, der andere per Kalender und die anderen erfassen die Zeit im Nachhinein. Mit der Teamübersicht können wir sehen, wer arbeitet und wer nicht und mit den Berichten haben wir eine tolle Übersicht, wer zu viel an dem einen Projekt arbeitet und natürlich auch, wie viele Stunden an einem externen Projekt gearbeitet wird. Es ist auch für uns hilfreich, weil einige als Freiberufler bei uns arbeiten, also können sie auch mit dem Abrechnungsmodul die Zeit in Rechnung stellen. Die App ist für 3 Benutzer kostenlos und ab der 4. Person 3,99 Euro im Monat, also für uns das beste Deal dass man für kleinere Teams finden kann.

Skype 

Das nach primaERP wichtigste Tool für uns. Da wir die meiste Zeit nicht im gleichen Raum sitzen, ist Skype unser Kommunikationstool geworden. Man kann sehen ob die Person erreichbar ist oder nicht, kann Dokumente schicken und etwas per Chat oder Anruf schnell besprechen. Wir hatten auch Slack für einige Zeit benutzt, auch ein tolles Tool, aber für unsere Bedürfnisse hat Skype gereicht. Es ist einfach, jeder kennt es und wir können es auch mit unseren Kunden benutzen. Das alles kostenlos! (Skype Business überlegen wir uns noch, ob es sich lohnt zu der kostenpflichtigen Version zu wechseln)

Canva

Wie für viele ist Canva unser Designtool für Infografiken oder schnelle Entwürfe. Die Software ist so einfach zu benutzen, man kann von vielen Designs, Bildern und Schriftarten wählen und auch eigene Daten importieren. Die verschiedenen Vorlagen sind auch hilfreich, da es für die Sozialen Netzwerke, Blogs usw. die speziellen Größen gibt. Die (bearbeitbaren) Designs kann man auch mit dem Team teilen, welches natürlich für uns sehr wichtig ist. Falls uns doch etwas fehlt, kostet es nur $1, also kann man sich nicht beschweren. Auch hier probieren wir Canva Business, was schon vielversprechend aussieht. Also mal sehen, vielleicht wechseln wir in der Zukunft um :-).

Crowdin

Unser neues Tool ist Crowdin, ein Übersetzungstool. Da wir primaERP in 7 verschiedenen Sprachen anbieten (Deutsch, Englisch, Spanisch, Portugiesisch, Tschechisch, Slowakisch und Russisch), haben wir ein Tool benötigt, welches uns die Übersetzungen in der App und der Webseite erleichtert. Crowdin war für uns eine einfache Entscheidung, da man direkt auf der Seite übersetzen kann oder in der Anwendung selber einfach den Source finden und es dort ändern kann. Man muss dann die Seite/App nur noch aktualisieren und schon ist es "live". Außerdem hat uns dieses Tool ermöglicht, die Anwendung auch in anderen Sprachen anzubieten, mit Hilfe der Kunden. Einige haben das schon ausgenutzt und haben primaERP schon auf Französisch, Italienisch und Holländisch übersetzt. Es bietet uns daher an, primaERP auf mehrere Sprachen zu erweitern, was in der heutigen, internationalen Geschäftswelt ein riesiges Vorteil ist.

Basecamp

Dieses Verwaltungstool ist schon seit Anfang bei uns vorbei und behält unseren ganzen Informationen an einem Platz. Wir haben uns schon oft überlegt zu Evernote zu wechseln, aber da liegt es wahrscheinlich an der Bequemlichkeit. Bei Basecamp ist alles- von Artikeln, zu Links, zu Terminen und auch Login Daten, mit einem Klick kann man auf alles zugreifen. Es ist eine Art Back-up für uns- sollte einer der Freiberufler aufhören, speichert er dort seine Daten, damit der neue Freiberufler nicht ganz von vorne anfangen muss. Natürlich hilft es auch, dass wir Basecamp mit primaERP verbinden können, damit man die Zeit für die Termine oder Projekte erfassen kann. Die Software ist zwar nicht kostenlos (nur das erste Konto) und es gibt auch andere Softwares, aber für was wir benötigen reicht es uns.

Google

Ich weiß zwar nicht ob man das Power-Haus noch als Tool nennen kann, aber sagen wir mal in diesem Sinne es ist eins. Für unser Team spielt der Kalender, die Tabellen und auch die Fotosammlung ein großer Teil in unserer Arbeit. Mit dem Kalender können wir unsere Artikel planen und auch Notizen schreiben. Alles passiert in Echtzeit, also weiß man genau wer und wann einen Artikel veröffentlicht hat, etwas neues gefunden hat, usw. Die Tabellen helfen uns eine Übersicht über Statistiken von Google Analytics zu haben (auch ein unentbehrliches Tool, welches glaube ich jeder heutzutage fast benutzen muss) sowie auch von den Bugs oder Anregungen für die Entwickler. Jeder kann an einem Dokument zusammen arbeiten, ohne dass man es per Email zehn Mal hin und herschicken muss. Auch die Fotos, die wir zum Beispiel von Fotalia oder Shutterfly herunterladen können wir dort speichern, damit sie einfach zu finden sind. Auch wenn der Gigant nicht von vielen gern gesehen wird, er ist und bleibt ein hilfreiches Tool.

So, nun haben Sie unsere Liste von Tools. Welche benutzen Sie? Haben Sie noch irgendwelche Vorschläge? Ich würde mich über eure Kommentare freuen! Auch nochmals ein großes Dankeschön an Dani Schenker für die tolle Idee.