TIME TRACKING ratet Ihnen: Verbessern Sie Ihre Effizienz indem Sie Ihre Meetings besser verwalten!

Stunden im Arbeitstag: 8; Anzahl der Meetings: 15. Wie kann ich meine Zeit so gut wie möglich einteilen?

Es ist Montag und Sie werfen einen Blick auf Ihren Kalender. Natürlich ist alles schon voll und es herrscht ein richtiges Chaos im Büro. Sie sind gerade eben von einem Meeting gekommen und versuchen sich soeben für das nächste vorzubereiten, aber durch das Chaos können Sie sich nicht konzentrieren und im Endeffekt verschwenden Sie die wenig Zeit die Sie haben.

Am Ende des Tages sind Sie dann fix und fertig und was noch schlimmer ist, Sie haben das Gefühl dass Sie nichts gemacht haben. Und das war nur Montag. Wie sollen Sie den Rest der Woche überleben? Was würden Sie sagen wenn ich Ihnen zeigen kann, wie Sie und Ihre Kollegen effektiver und effizienter arbeiten können?

Ich bin mir sicher Sie kennen das Gefühl; Sie sitzen in einem Meeting welches eigentlich für eine Stunde geplant war und nach zwei Stunden merken Sie, dass Sie in 15 Minuten zum nächsten Meeting gehen müssen und dass Sie für dieses Meeting immer noch keine Lösung gefunden haben. Bis jetzt hat jeder durcheinander geredet, das Gesprächsthema mindestens 4-5 Mal gewechselt und im Endeffekt haben Sie nichts erreicht. Und so geht es die ganze Woche.

Ich habe langsam gemerkt, dass ich die meiste Zeit in der Woche in Meetings verbringe welche viel zu lang brauchen für das was wir damit erreichen. Ich wollte herausfinden wie viel Zeit ich wirklich mit Meetings verbringe, wie viel Zeit ich geplant hatte und was wir eigentlich erreichen, also entschied ich mich meine Zeit zu erfassen.

Situation vor der Optimierung

Für eine Woche hab ich die ganzen Meetings dem Kalender hinzugefügt und habe notiert, ob wir eigentlich die Lösung gefunden haben oder nicht, und wie lang die Meetings gebraucht haben. Nach einer Woche habe ich gemerkt, dass 3-4 Meetings storniert oder verlegt wurden, da wir nicht alles innerhalb der gegebenen Zeit geschafft haben, obwohl ich den ganzen Tag in Meetings war. Dadurch musste ich daheim weiterarbeiten  und konnte nicht die Aktivitäten machen, die mir sehr wertvoll sind, wie z.B. Sport, Familie und Freunde zu sehen.

Für die nächste Woche entschiede ich mich, meine Meetings eins nach dem anderen in 2 Tagen zu planen und die Zeit für das Meeting realistisch anzugeben. Obwohl ich gewusst habe, dass ich für die 2 Tage keine Zeit für etwas anderes habe, habe ich gehofft dass ich die anderen 3 Tage für die Vorbereitung und Bearbeitung nutzen kann und Zeit für mich daheim zu haben.

Situation nach der Optimierung

Nach dieser zweiten Woche habe ich gemerkt, dass obwohl meine Kollegen überrascht waren das ich so direkt und kurz war, wir eigentlich mehr in einer kürzeren Zeit geschafft haben. Ich teilte ihnen am Anfang des Meetings mit, dass ich nur eine Stunde für das Meeting habe da ein anderes gleich danach folgt und es hat funktioniert! Ich erfasste meine Zeit und anstatt 5 Tage mit Meetings zu verbringen, konnte ich meine

Meetings in 2 Tagen haben und hatte die restlichen 3 Tage Zeit, mich für Meetings vorzubereiten oder bearbeiten. Dies hat mir gezeigt wie wichtig es ist zu wissen, wie man sich seine Zeit einteilt und wie man effektiver sein kann, wenn man es richtig macht. Ich habe mich entschieden mein Experiment mit meinen Kollegen zu teilen und sie waren erstaunt zu sehen, wie viel Zeit wir davor verschwendet haben. Sie erfassen jetzt auch ihre Zeit und unser Team/Firma ist produktiver wie nie zuvor. J