7 Fragen, die Sie sich vor jedem Meeting stellen sollten

Kennen Sie die Meetings, die sich wie eine Ewigkeit anfühlen und die Teilnehmer denken, dass sie gleich alle Probleme auf einmal lösen müssen? Nach mehreren (gefühlten) Stunden Diskussion hat man nichts davon, außer Frust und Erschöpfung. Viele Arbeitnehmer verbinden Meetings heutzutage mit Zeitverlust und einfach ein leeres Gerede, ohne etwas zu erreichen. Dies ist schade, da diese Besprechungen eigentlich super Tools sind um Leute zu verwalten und auch motivieren.

Also wie kann man das richtige Meeting organisieren, damit die Leute teilnehmen möchten und auch was lernen. Hier ein paar Fragen die Sie sich stellen sollten:

Ist es notwendig?

Denken Sie daran das Meetings eigentlich teuer sind. Nach einer Stunde Meetings brauchen die meisten Mitarbeiter noch 15-30 Minuten um sich wieder auf die Arbeit zu konzentrieren. Das sind dann schon 90 Minuten und wenn Sie, sagen wir 20,00 Euro auf die Stunde verdienen, sind das pro Person schon 30,00 Euro pro Meeting. Normalweise sind 5 Personen in dem Meeting und Sie sehen, gleich haben Sie 150,00 Euro für ein Meeting ausgegeben. Das ist nicht billig für Unternehmen, vor allem da die Arbeit ja während den Meetings liegen bleibt. Also überlegen Sie es sich gut, ob das Meeting echt notwendig ist oder ob Sie eigentlich nur das Meeting aus Gewohnheit haben.

Was ist das Ziel?

Alles was wir tun sollte einen Grund dafür haben. Dies klingt vielleicht offensichtlich, aber leider haben die meisten Meetings kein spezifisches Ziel. Manchmal weiß nicht mal der Leiter des Meetings warum das Meeting stattfindet oder was eigentlich gelöst werden soll. Daher,  bevor Sie ein Meeting arrangieren, versuchen Sie die SMART (Specific, Measurable, Acceptable, Realistic und Time-definable) Methode. Ein vages Ziel, wie zum Beispiel die Lage der Firma und des Teams zu diskutieren, kann ganz schnell in einer leeren Konversation enden. Es wäre besser ein Ziel wie „Die sinkenden Konversionsraten für die neue Webseite lösen“ zu haben.

Wie ist der Plan?

Bevor Sie das Meeting haben, sollten Sie sich einen kleinen Plan machen, wie es laufen wird (oder sollte). Es können nur ein paar einfache Schritte sein, wie zum Beispiel:

1.    Beschreiben Sie das Problem (Leiter)
2.    Finden Sie 3-5 Wege, das Problem zu  beheben (Team)
3.    Wählen Sie die beste Lösung (Leiter oder Teammitglied)
4.    Weisen Sie diese Aufgabe einer Person zu und geben Sie eine gewisse Frist an (Leiter)

Wer soll das Meeting leiten?

Wählen Sie einen passenden Leiter für das Meeting. Die Verantwortung des Leiters ist das Meeting so zu leiten, dass es den Plan folgt und dass es nicht (zu viel) von dem Hauptpunkt abschweift. Das Team sollte verstehen, dass der Leiter da ist um Gespräche zu dirigieren und auch unwichtige Diskussionen zu beenden. Ihm sollte die Aufmerksamkeit gewidmet sein.

Wie lange sollte das Meeting dauern und wie viele Leute sollten dabei sein?

Die Effektivität des Meetings ist direkt mit der Anzahl der Leute und der Dauer verbunden. Ein Meeting mit mehr als 5 Personen und länger wie 30 Minuten zu verwalten ist schwierig. Desto mehr Menschen und mehr Zeit verfügbar ist, desto mehr gehen Sie das Risiko des Abschweifens ein. Falls Sie doch mehrere Dinge durchgehen müssen und das Meeting mehr als 1 Stunde dauern wird, dann empfehlen wir Ihnen das Meeting in mehrere Teile zu teilen. So kann man konzentrierter zusammen arbeiten und man kann auch spezifische Mitarbeiter einladen, damit nicht alle bei jedem Meeting teilnehmen müssen.

Was sollte das Resultat sein?

Wie schon bereits erwähnt, ohne ein klares Ziel wird es schwer sein, gute Resultate zu haben. Es gibt in fast jedem Unternehmen viele Meetings, die eigentlich ohne Grund und Ziel gehalten werden. Dies muss geändert werden und es kommt auf den Leiter darauf an, das Meeting in die richtige Richtung zu drehen damit die Ziele und Resultate doch erreicht werden können.

Ein Beispiel für ein gutes Resultat:

Eine Firma testet 2 verschiedene Versionen der neuen Webseite, das so genannte A/B Testing. 2 Wochen nach dem Anfang der Testphase sollten Sie ein Meeting mit allen Beteiligten haben und die Resultate anhand den Analysen besprechen. Falls Sie etwas verbessern müssen, sollten Sie dies jetzt besprechen und entscheiden, wer dafür zuständig ist.

Es ist nicht einfach

Meetings effizient und produktiv zu leiten ist nicht einfach. Ganz im Gegenteil, es gibt sogar Experten dafür, die Meeting-Coaches oder auch Moderatoren. Sie sind dafür da, dass die Kommunikation in Meetings offen, direkt, einfach und auch auf das Ziel bezogen ist. Aber auch ohne diese Moderatoren können Sie die Meetings besser leiten- Sie können die Zeit erfassen, ihr einen Stundensatz zuweisen und sehen, wie viel die Meetings für Sie kosten. Vielleicht finden Sie ja heraus, dass wenn Sie ein paar Meetings pro Woche weg lassen, Sie hunderte von Euros sparen und gleichzeitig den Mitarbeitern zusätzlich mehr Zeit ihre Arbeit zu erledigen geben.

Schreiben Sie uns in den Kommentaren, wie Sie es geschafft haben effiziente Meetings zu leiten. Wir freuen uns auf Ihre Ideen! :-)