Zeitmanagement für Freiberufler

Michelle Losekoot, eine soziale Netzwerk Expertin, teilte auf Twitter: „Viele denken, dass der schwierigste Teil des Lebens eines Freiberuflers ist neue Kunden und Arbeit zu finden aber eigentlich ist es das Schwierigste, nein zu sagen..“ Dieser einfache Satz von 26 Wörtern fasst das Problem zusammen, auf welches viele Freiberufler früher oder später treffen. Um die Ziele zu erreichen und mehr Projekte zu erhalten, nehmen viele Freiberufler und Selbständige jede Arbeit an, die ihnen angeboten wird. Sie haben Angst, dass sie nicht genug verdienen werden oder nicht genug Kunden in der Zukunft haben, aber somit ignorieren Sie das Verhältnis zwischen der Qualität und Quantität der Arbeit und Zeit. Hört sich das bekannt an?

Die Frage ist, wie viel Zeit Sie haben und in was Sie diese wertvolle Zeit investieren möchten. Wie Sie Ihre Zeit verwalten hat einen direkten Einfluss auf Ihr Einkommen. Kein Wunder also, dass viele Selbständige oder Freiberufler die 40 Stunden Woche gar nicht mehr kennen und viel mehr arbeiten. Als ein zielstrebender Arbeiter hört sich das vielleicht gut an, aber bald werden Sie merken dass ein überarbeiteter Mensch mehr Stress, Frust, und eine schlechtere Lebensqualität hat, welches direkt Ihre Arbeit affektiert- die Qualität ist nicht mehr so gut, Sie sind mehr und mehr abgelenkt und die Produktivität ist auch nicht mehr so wie sie war. Fristen werden nicht mehr eingehalten, welches auch Ihren Ruf mit den Kunden affektieren kann.

Viele Selbständige fallen in diese Falle, da sie keine Kunden verlieren möchten und genug Geld benötigen um die Kosten zu decken. Dies kann aber gefährlich werden, da viel Arbeit nicht immer gut ist- das Wichtigste ist effektiv und produktiv zu arbeiten, welches mit zu viel Arbeit nicht immer möglich ist.

Unterscheiden Sie zwischen Arbeit und Freizeit

Auch wenn der berühmte Satz von Konfuzius sich gut anhört, „Wähle einen Beruf, den du liebst, und du brauchst keinen Tag in deinem Leben mehr zu arbeiten.“, ist es wichtig eine Grenze zwischen der Arbeit und dem Privatleben zu haben. Wenn man dies hat, kann man sich besser auf die Arbeit konzentrieren und die Freizeit mehr genießen.

Denken Sie daran, dass manche spaßige Aktivitäten, wie in bestimmten Blogs herumzustöbern (inkl. in unserem :-)), Geschäftsessen oder auch sportliche Aktivitäten mit Kunden eigentlich auch Arbeit sind und Sie diese Zeit als Arbeit auch in der Kalkulation des Stundensatzes in Betracht ziehen sollen.

Sobald Sie wissen was Arbeit ist und was nicht, sollten Sie diese Balance, die so genannte Work-Life-Balance einhalten. Eine gute Übung dafür ist einen Tisch mit 4 Beinen zu malen, wobei jedes Bein ein Teil Ihres Lebens repräsentiert- Gesundheit, Finanzen, professionelle Entwicklung und persönliche Beziehungen. Die Länge des Beins sollte mit der Situation in dem jeweiligen Bereich übereinstimmen-umso länger das Bein, umso stabiler und gesunder ist sie. Falls alle 4 Beine gleich lang sind, dann haben Sie einen stabilen Tisch/Leben. Denken Sie daran, dass auch wenn 2 Beine ganz stark sind, ohne die anderen 2 kann der Tisch nicht stehen. Diese Übung hilft Ihnen eine Übersicht zu haben um zu sehen, wie stabil der „Tisch“ ist und ob etwas verbessert werden sollte.  Wir empfehlen Ihnen dies regelmäßig zu tun damit es immer wieder angepasst werden kann.

Lernen Sie effektiv zu sein

Denken Sie daran, dass nur weil Sie viel tun, bedeutet es nicht dass Sie effektiv sind. Sie können den ganzen Tag auf den Beinen sein, alles Mögliche tun aber im Endeffekt haben Sie trotzdem nicht das erreicht, was Sie geplant hatten oder sind Ihrem Ziel nicht näher gekommen. Seien Sie aufmerksam und vermeiden Sie diese Situationen. Falls Sie merken, dass Sie dem Ziel nicht näher kommen oder nicht effektiv sind, hören Sie auf was Sie tun und denken Sie darüber nach um einen besseren Weg zur Produktivität einzuschlagen. Messen Sie Ihre Leistung nicht nur an dem einen Tag aber regelmäßig. So können Sie jeden Monat sehen, wie effektiv Sie sind und ob Sie auf dem richtigen Weg sind. Falls Sie es nicht sind, schauen Sie sich die Resultate an und ändern Sie es! Hier können unter anderen auch Tools wie die Zeiterfassung helfen.

Wie kann man die Zeit und Stundensätze kalkulieren?

Eins der Geheimnisse der erfolgreichen Geschäftsleute ist, dass sie die Zeit gut einschätzen können, welche sie für die jeweiligen Aufgaben und Projekte benötigen. Dies braucht jedoch Erfahrung und eine regelmäßige Bewertung der Leistung. Falls Sie immer noch am Anfang sind, werden Ihre ersten Kalkulationen nicht akkurat sein, aber mit Geduld und Disziplin können Sie die Daten erhalten, welche Ihnen helfen werden besser zu planen. Für den Anfang sollten Sie diesen einfachen Tipps folgen:

• Teilen Sie die Arbeit in Aufgaben auf, schätzen Sie wie viel Zeit Sie dafür benötigen und doppeln Sie diese Zeit (wird wahrscheinlich immer noch nicht ausreichend sein)
• Erfassen Sie die Zeit die Sie für die Projekte und Aufgaben benötigen, wie die Meetings, Papierkram, Analysen, E-Mails, usw.
• Berechnen Sie Ihre Stundensätze indem Sie den Betrag, den Sie für die Arbeit erhalten sollen, durch die Anzahl der getätigten Stunden teilen
• Vergleichen Sie die Resultate mit dem ursprünglichen Budget und Plan und falls notwendig, ändern Sie die Preise für die zukünftigen Projekte

Wenn Sie dann die geschätzte Zeit und den Preis mit der Echtzeit und dem echten Preis vergleichen können, dann haben Sie die notwendigen Daten um die Projekte in der Zukunft besser zu planen. Falls Sie dann noch die Zeit an den jeweiligen Aufgaben erfassen, dann haben Sie noch mehr Informationen über was zu lange dauert, wo Sie effektiv waren, was Sie verbessern können, etc. Da es am Anfang schwer ist, die Zeit richtig einzuschätzen, nehmen Sie sich nicht zu viele Projekte auf einmal vor und lernen Sie „Nein“ zu sagen. Realistische Pläne zu haben und die Bedingungen zu erfüllen sind nicht nur für Ihren Ruf wichtig aber auch um körperlich und geistlich fit zu sein.

Falls Sie am Ende doch in den Teufelskreis geraten und keine Zeit mehr für Ihre Freizeit haben, da Sie die Aufgabe nicht zeitgemäß erledigt haben, dann machen Sie eine kurze Pause, atmen Sie tief durch und denken Sie nach, wie es zu diesem Punkt gekommen ist. Sie können dann immer noch den Kurs ändern und einen besseren Weg zum Erfolg wählen. :-)