Warum eine genaue Arbeitszeiterfassung so wichtig ist

In vielen kleineren Firmen wird oft über den Unterschied zwischen der Arbeitszeit und dem Gehalt gemeckert. Genau, die sogenannten Soll- und Ist Zeiten. Überzeit, Wochenende, Urlaub, Geschäftsreisen usw., all dies benötigt eine genaue Zeiterfassung damit man auch akkurat bezahlt wird. Falls die Firma dann sich auf einmal entscheidet, die Zeit nur für Projekte und Kunden zu erfassen, kann die administrative Arbeit zu viel werden und ohne eine gute Software, fast unmöglich zu organisieren.

Aber nur die Zeit zu erfassen ist nicht genug. Die ungenaue Anzahl der Arbeitsstunden ist ein Problem, das mehrere Firmen haben, welches dann oft zu Problemen mit den Arbeitnehmern und Kunden, schlechten Planungen, nicht erfüllte Bedingungen und weniger Gewinn führt. Um diese Probleme zu vorbeugen sollte man die Zeit in Echtzeit erfassen und regelmäßig analysieren aber wie genau?

Probleme entstehen durch ungenaue Zeiteinträge

Manche denken, dass jeder weiß was Zeiterfassung ist und warum man es tun soll, aber es gibt genug Menschen die es nicht wissen und die Zeit nicht richtig erfassen.

Probleme die dadurch entstehen können sind folgende:

-          Weniger Gewinn

-          Die Rentabilität des Projekts ist ungewiss wegen den ungenauen Zeiteinträge

-          Das Planen und Schätzen der Projekte wird schwer weil die Zeiten nicht genau eingetragen wurden oder ganz fehlen

-          Es gibt keine Informationen über die Workload der Arbeitnehmer. Sie wissen nicht wer noch eine Aufgabe annehmen kann und wer schon zu viel hat

-          Sie wissen nicht wie effizient die Aufgaben erledigt wurden und was das Verhältnis zwischen der produktiven und unproduktiven Zeit ist

Wie können Zeiteinträge ungenau sein?

Es gibt grundlegende Gründe warum eine Firma nicht genau ihre Arbeitszeit erfasst.

Viele Arbeitnehmer müssen an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten und mehrere Aufgaben erledigen. Normalerweise haben sie 10 Aufgaben pro Tag, von dem Anruf der 5 Minuten dauern kann, zu den Emails oder den Meetings mit dem Chef. Zusätzlich kommen immer wieder neue Aufgaben, die der Arbeitnehmer erledigen muss um seinen Job richtig zu tun. Mit all diesen Dingen, kann es schwer sein die Zeit richtig und genau zu erfassen.

Die Zeiterfassung selber ist eine Herausforderung, da es eine weitere Aufgabe ist und auch Aufmerksamkeit benötigt. Nicht viele Firmen haben ein reibungsloses, benutzerfreundliches System die dieses automatisch erledigt. Die meisten Arbeitnehmer benutzen immer noch Stundenzettel und schreiben die Stunden (ungefähr) auf, aber dies hilft einem nicht die Zeit zu verwalten oder zu wissen, wie viel man eigentlich an den Aufgaben verbringt. Es werden einfach ein paar Stunden hier oder da vergessen oder hinzugefügt, da man den Stundenzettel erst am Ende der Woche ausfüllt. Sie schätzen die Stunden und vergewissern sich einfach, dass es mindestens 40 Stunden sind.

An die Produktivität und Effizienz ist meistens gar nicht gedacht. Es kann ja doch sein, dass Sie sich einen Kaffee holen und derzeitig sich Gedanken über das neue Projekt machen und auf ein Mal die Glühbirne angeht mit einer tollen Idee. Das gleiche bei einem Geschäftsmittagessen- beide diese „Pausen“ werden als unproduktiv angerechnet, obwohl Sie das Gegenteil sind. Aber bloß vor dem PC zu sitzen und so tun als ob man arbeiten, das ist produktiv. Da stimmt doch was nicht, oder?

Im Endeffekt müssen Leute ihre Zeit erfassen und ihre Produktivität so gut wie möglich verbessern, nicht nur für den Chef aber auch für sich selbst. Egal wie, wo und wann. Dies ist aber noch in manchen Firmen schwer, da das Management immer noch denkt, dass Pausen Pausen sind, und Büro Arbeit ist. In den letzten paar Jahren hat sich dieses jedoch (zum Glück) geändert. Im Gegensatz zu dem Buch 1984 von George Orwell, wo die Zeit der Menschen nur der Kontrolle dient, wird die Erfassung und Verwaltung der Zeit eher als Tool für die Verbesserung der eigenen Effizienz und Produktivität gesehen. Es gibt viele solche Tools heutzutage, wie die Zeiterfassungssoftware primaERP Time Tracking, die Ihnen helfen diesen Prozess zu automatisieren und zu vereinfachen.

Sobald Sie eine solche Software implementiert haben (wie, lesen Sie in unserem Artikel), werden Sie sehen, dass sie sehr hilfreich sein kann. Das Wichtigste ist, den Kollegen den Grund verständlich zu machen. Falls sie davon nicht überzeugt sind, werden sie immer ein Haufen Ausreden haben, warum sie ihre Zeit nicht genau erfassen.

Wie erhält man genaue Daten?

Lassen Sie uns schauen, wie man die Genauigkeit der Arbeitszeiterfassung verbessern kann indem wir herausfinden, welches Level Sie benötigen.

• Die erwartete Präzision wissen

Falls Sie nicht den Kunden über die geleisteten Stunden informieren müssen, dann sollten Sie sich selbst fragen, wie genau die Daten sein müssen um die zukünftigen Projekte zu planen? Überprüfen Sie auch ob die Arbeitsumgebung Ihnen ermöglicht, diese Genauigkeit zu erreichen.

Sie müssen die erwartete Genauigkeit wissen, was realistisch ist und dann einen Weg finden, wie Sie es auch Ihrem Team ermöglichen. Wenn Sie diese Informationen haben, dann wird es Ihnen helfen wichtige Entscheidungen über die Zukunft der Firma zu treffen.

• Einen Kalender benutzen

Dies ist das wichtigste, jedoch grundlegendste Tool. Sie benötigen es um die Aufgaben zu planen, die Zeit für die Aufgaben zu erfassen und um einen Überblick zu erschaffen. Sie können nur den Google Kalender benutzen, oder diesen auch mit primaERP Time Tracking verbinden, damit Sie Ihre Zeit planen und auch gleichzeitig erfassen können.

• Die Zeiterfassung mit Projektmanagement Tools integrieren

Viele Firmen erfassen ihre Arbeitszeit anhand Projekten und falls Sie ein Tool für die Erfassung der Arbeitszeit und die Verwaltung der Projekte haben, ist dies optimal. Falls nicht, können Sie aber 2 Tools verbinden, wie die Zeiterfassungssoftware primaERP und Basecamp, ein Projektmanagement Tool. Somit können Sie beides gleichzeitig haben und eine bessere Übersicht haben. Es kostet nichts extra und es wird Ihnen helfen, den Prozess zu beschleunigen und vereinfachen, da Sie sehen können, wie viel Zeit Sie an den Projekten verbringen, wie viel Sie erwartet haben und dies gemäß den Daten in der Zukunft ändern.

• Berichte und Daten analysieren

Die detaillierten Stundenzettel der Arbeitnehmer sollten regelmäßig überprüft werden. So können Sie sehen, wer an was arbeitet, wer zu viel und wer zu wenig Arbeit hat, damit Sie die Aufgaben auch richtig und optimal delegieren können. Denken Sie daran, dass es ein wenig Zeit dauern wird um die Daten zu erhalten und etwas ändern können. Der erste Schritt war die Zeiterfassung einzuführen, jetzt kommt es darauf an die Informationen für Sie und Ihr Team zu benutzen.

Nachdem Sie die Analyse und Resultate haben, sollten Sie mit Ihrem Team reden- wie sie ihre Zeit verbringen, woran sie zu lange arbeiten, wo zu kurz und wie die ToDo Liste aussieht. Vergleichen Sie die Stundenzettel mit den Berichten (die Sie auch von Zeiterfassungstool erhalten können) und falls etwas nicht stimmt, besprechen Sie es mit Ihrem Team. Es kann sein, dass sie nicht wissen was sie falsch gemacht haben. Lassen Sie sich Zeit, da falsch erfasste Zeit böse Konsequenzen haben kann, da die Planung ja auf die Daten basiert ist. Aber keine Angst, es ist nicht so schlimm wie es sich vielleicht anhört. Probieren Sie es einfach, im Endeffekt helfen Stundenzettel und die Zeiterfassung Ihnen und Ihrem Team sich zu verbessern und ermöglichen Ihnen die Zeit wertvoller zu verbringen.