5 Tipps für die einfache Implementierung einer Zeiterfassungssoftware

Normalerweise müssen Sie nur die Zeiterfassung erwähnen und schon fangen die ersten Mitarbeiter an zu protestieren und sich zu beschweren. Es kann sein, dass sie in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen damit gemacht haben, aber meistens ist es eher, dass Menschen große Veränderungen nicht mögen und vorsichtig gegenüber neuen Sachen sind, vor allem wenn es etwas mit „Kontrolle“ zu tun hat. Öfters passiert es dann, dass diese ganzen Sorgen und Ängste unnötig waren und dass die Veränderung eigentlich etwas Gutes war. Mit der Zeiterfassung ist es dasselbe.
Am Anfang, vor längerer Zeit, waren Softwares nicht perfekt und sehr frustrierend, kompliziert und auf jeden Fall nicht spaßig. Man musste etwas mit IT zu tun haben, um zu verstehen wie man die Software überhaupt installiert und anfängt. Mittlerweile hat es sich aber verbessert, vor allem mit den neuen Cloud und Mobilen Applikationen die jeden Tag neu herauskommen. Das Interface hat sich um einiges verbessert, ist viel einfacher zu benutzen und viele Softwares können jetzt mit anderen verbunden werden um Ihre Anforderungen zu erfüllen.

Lassen Sie uns mal die Zeiterfassung genauer ansehen. Möchten oder benötigen Sie eine Zeiterfassung in Ihrer Firma, aber sind sich nicht sicher, wie Sie es genau den Leuten erklären, vorstellen und implementieren sollen? Dann lesen Sie weiter, wir haben ein paar Tipps für Sie:

1.    Erklären Sie die Vorteile

Reden Sie offen mit ihrem Team über die Gründe, warum jemand seine Zeit erfassen soll und welche Vor- und Nachteile dies hat.  Das Wichtigste ist, dass Sie erklären dass die Zeiterfassung nicht für das Mikromanagement oder eine Form von Kontrolle ist. Es sollte nicht benutzt werden, um zu kontrollieren wie viel die Mitarbeiter arbeiten, aber eher wie sie ihre Zeit verbringen, also an welchen Projekten und Aufgaben. Für die Teams, die sich eher auf das Ergebnis anstatt die Arbeitszeit konzentrieren, wird die Zeiterfassung sehr vorteilhaft sein.

Was sind die Vorteile?

-    Sie erhalten eine klare Übersicht der Zeit und wie viel an welchen Aufgaben verbracht wird. Sie können diese Informationen benutzen um Ihre Ressourcen besser zu planen
-    Sie erfahren was Ihre Mitarbeiter tun und wissen, wer zu viel Arbeit hat und wem Sie die Aufgabe noch zuteilen können

Tipp: Wenn Sie sich mit Ihrem Team treffen, erklären Sie einfach die Vorteile und versuchen Sie, alle Fragen zu antworten. Die Hauptsache ist zu betonen, dass dies die Produktivität, Effizienz und die Arbeitsumgebung verbessert.

2.    Zeigen Sie wie einfach es ist

Heutzutage ist es nicht mehr notwendig die Zeiten aufzuschreiben oder alte Tabellen zu benutzen. Es ist viel besser ein bisschen Zeit in die Recherche nach einer guter App zu investieren und zu testen, ob diese App auch die Anforderungen Ihrer Firma erfüllt. Sie sollte einfach, intuitiv und natürlich innerhalb Ihres Budgets sein. Es gibt heute sehr viele, verschiedene Anwendungen und die Richtige zu wählen ist nicht einfach. Falls Ihre Zeit zu kostbar ist, fragen Sie einen Ihrer Kollegen Ihnen zu helfen die beste Software für Ihre Firma zu finden und wählen. Vergewissern Sie sich, dass die Recherche durch gedacht war, da Sie Ihren Kollegen diese Software bestimmt nicht zwei Mal
erklären möchten. ;-)

Sobald Sie eine gefunden haben, testen Sie (oder Ihr Kollege) die App ausführlich und zeigen Sie die App dann Ihrem Team. Erklären Sie die App und alle Features und Optionen der App. Fragen Sie natürlich nach ihrer Meinung und antworten Sie alle Fragen die sie haben können. Wenn Sie eine gute Software gewählt haben, sollte die Implementierung einfach sein, für Sie und Ihr Team.

3.    Erklären Sie die Software und helfen Sie Ihrem Team

Wie gesagt, die Software sollte intuitiv und benutzerfreundlich sein. Mehr und mehr Firmen setzen heutzutage Wert auf Software in der Cloud, da diese oft mobile Versionen haben. Für die Zeiterfassung ist auch dies sehr wichtig, da die Mitarbeiter dann egal wo und wann die Zeit erfassen können und doch alle Daten an einem Platz gespeichert sind. Außerdem macht es mehr Spaß als die Zeit manuell aufschreiben zu müssen. :-)

Während der ersten Woche, unterstützen Sie Ihr Team indem Sie:

-    Täglich Erinnerungen schicken um die Software zu nutzen und nach Feedback fragen
-    Ihr Team daran erinnern, sich gegenseitig zu helfen
-    Sich bemühen, die Stoppuhr nicht nur für die Anwesenheit aber auch für die Steigerung der Produktivität zu benutzen (mit einem Spiel oder Wettbewerb vielleicht)
-    Die Resultate nach einiger Zeit mit dem Team teilen

4.    Analysieren Sie die Resultate

Wenn Sie die Resultate haben, sollten Sie sich mit Ihrem Team treffen und die Daten analysieren. Sie können anhand diesen sehen, wer was und wie viel gemacht hat, und wer auch die Anwendung benutzt da die Produktivität normalerweise höher sein sollte. Vielleicht nicht gleich am Anfang, aber Sie werden nach einiger Zeit sehen, dass die Effizienz und Produktivität des Teams sich steigern wird. Viele Softwares bieten eine Teamübersicht an, damit das Team und auch der Manager sehen kann, wer was macht, was auch der Motivation des Teams helfen sollte. Denken Sie aber daran, das nicht nur die Zahlen zählen, aber auch die netten Worte und Feedback. Also benutzen Sie nicht die Zahlen um es zu zeigen, aber benutzen Sie die Zahlen um Ihr Lob zu unterstützen.

5.    Machen Sie es eine Gewohnheit

Damit eine Änderung akzeptiert wird, ist die Regelmäßigkeit sehr wichtig. Sobald Leute es regelmäßig tun, ohne Fragen zu haben, haben Sie Ihr Ziel erreicht. Aber es ist nicht nur das. Sie sollten auch die Zeiterfassung regelmäßig überprüfen um zu sehen, ob Leute es auch benutzen. Das schlimmste das passieren kann, ist dass Sie den Leuten sagen sie sollen es benutzen, aber Sie überprüfen es nicht oder analyisieren die Daten nicht. Das Team wird dann auch  bald aufhören die Zeit zu erfassen, da sie den Zweck dazu nicht sehen. Sie interessiert es nicht, also wieso sollte es sie interessieren?

Unser Tipp ist es die Stundenzettel und Berichte entweder wöchentlich oder alle 2 Wochen zu teilen und zu diskutieren. So wissen die Mitarbeiter dass Sie aufpassen, plus es wird ihnen helfen ihre Arbeitsgewohnheiten zu verbessern. Falls etwas positives passiert, loben Sie es, da es bestätigt dass die Zeiterfassung doch etwas Gutes ist. Zeigen Sie ihnen wie es vorher und jetzt ist, was sich geändert hat, und die Mitarbeiter werden merken, dass es mehr Vorteile wie Nachteile hat. Die Arbeit ist damit fairer und jede Person kann seine eigene Produktivität steigern wie er möchte. Im Endeffekt ist es doch immer besser mehr in weniger Zeit zu schaffen oder? :-)

Also was sagen Sie, probieren Sie es doch. Sie werden sehen, mit den ganzen Statistiken und Daten von der Zeiterfassung helfen Sie nicht nur sich und Ihrem Team, aber auch der ganzen Firma. Sie wissen dies vielleicht schon, aber mit einer App ist es spaßiger, schneller, flexibler und besser für die Teamarbeit. Viele benutzen eine Anwendung schon, also wieso nicht auch Sie?

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