TIME TRACKING ratet Ihnen: Vereinen und erobern Sie Ihre Zeit indem Sie Ihre Telefonate und Aufgaben zusammenwickeln!
Einer der
Vorteile eines Zeiterfassungssystems ist die Möglichkeit in die Vergangenheit
zurückzublicken. Was meine ich damit? Sie können auf die letzten paar Tage
zurückschauen und deutlich merken, wie Sie Ihre Aufgaben in Ihrem täglichen
Leben verwalten. Es ist ein Blick der viel genauer ist als bloß sich daran zu
erinnern (oder versuchen sich daran zu erinnern) was Sie mit Ihrer Zeit gemacht
haben oder im Tagebuch nachzuschauen.
Man kann von dem
Einblick heraus schließen, dass man manchmal die Aktivitäten, auch wenn man sie
effektiv verbringt, an dem falschen Zeitpunkt ausübt. Daher kann man denken, dass
man lieber die Aktivitäten gar nicht machen sollte um dies zu verhindern. Man
denkt, okay, ich habe zu viel Zeit an den Aktivitäten verbracht, ich sollte sie
lieber verwerfen. Aber das stimmt nicht. Die Aktivitäten kann man einfach auch
während der unproduktiven Zeit machen.
Der Vorschlag den
wir haben ist die häufigste Aktivität, welche eine Geschäftsperson tätigen muss,
anders zu arrangieren: die Telefonate. Die Idee ist Ihnen eine Übersicht zu
geben, wie Sie die Telefonate als eine separate Aktivität einordnen anstatt die
Telefonate als Aktivität mit einer Aufgabe verbinden. Dies kann Ihnen Zeit
sparen während Sie weiterhin effektiv kommunizieren.
1-
Wann
sollen Sie die Telefonate tätigen?
Sobald Sie wissen
welche Anrufe Sie egal wann tätigen können, sollten Sie die Tageszeit finden
wann Sie wenig zu tun haben. Es sollte eine Zeit sein wenn Sie entspannt sind
oder wenn Sie mehrere Sachen auf einmal machen können, wie z.B. warten in einer
Schlange, mit dem Hund spazieren, oder auf der Hin und Rückfahrt zur Arbeit. Im
Endeffekt können Sie die Telefonate auch zwischen Aufgaben tätigen oder während
Sie etwas anderes tun.
2-
Wie
sollen Sie die Telefonate nehmen?
Falls möglich,
sollten Sie eine Liste der notwendigen Telefonate bereit haben sowie alle notwendigen
Dokumente. Sie können den Anruf selber und das Sammeln der notwendigen Informationen
als 2 verschiedene Aufgaben vermerken. Versuchen Sie auch zu schätzem wie lang
der Anruf dauern wird und halten Sie diese Zeit ein.
Tipp 1: Wenn
jemand Sie fragt wann die beste Zeit ist Sie anzurufen, schlagen Sie die Zeit
vor, die Sie Ihren Telefonaten widmen.
Tipp 2: Verweigern
Sie unwichtige Anrufe und rufen Sie die Person in der gewidmeten Zeit zurück.
Tipp 3: Falls Sie
per Handy anrufen, können Sie eine Liste erstellen indem Sie die verschiedenen
Telefonnummern wählen aber nicht durchklingeln lassen. Somit haben Sie in der
Protokolle Ihres Handy alle gewählten Nummern und können eine nach der anderen
durchgehen und so Ihre Anrufe verwalten.
Bitte bemerken
Sie das dies nicht bedeuten soll, dass Sie Ihre Freizeit aufgeben. Ganz im
Gegenteil: Sie machen die Dinge fertig und haben dann mehr Zeit für sich selbst
J
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